TAND hai cấp TP.HCM vận hành hệ thống ‘Tống đạt điện tử’ các văn bản tố tụng

Trong nhiều năm qua, TAND TP.HCM là đơn vị có số vụ việc giải quyết nhiều nhất nước, mỗi năm trung bình thụ lý trên 20.000 vụ án. Số lượng vụ việc phải tống đạt theo phương thức trực tiếp, tống đạt qua người thứ ba, hoặc niêm yết, ủy thác tư pháp, thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng… mất nhiều thời gian, công sức, tiền bạc.

TP.HCM là một trong những thành phố có kinh tế năng động, phát triển nhất nước, các doanh nghiệp có trụ sở, văn phòng đại diện của Công ty nước ngoài, đơn vị hành chính sự nghiệp và phần lớn công dân tại TP.HCM đều sử dụng các hộp thư điện tử để liên lạc, thông tin.

Do đó, nếu áp dụng hình thức tống đạt, thông báo văn bản tố tụng qua phương tiện điện tử thì sẽ giảm thời gian, công sức cho cán bộ, công chức TAND TP.HCM cũng như cá nhân, cơ quan, tổ chức liên hệ làm việc và tiết kiệm được ngân sách nhà nước rất lớn.

Trước tình hình đó, ngày 01/3/2021 TAND TP.HCM có công văn xin ý kiến TAND tối cao về việc xây dựng “Đề án tống đạt điện tử trong tố tụng dân sự và tố tụng hành chính”. Phương thức tống đạt điện tử này sẽ tiết kiệm rất nhiều ngân sách, thay thế tống đạt qua hình thức gửi thư bảo đảm qua bưu điện hoặc Văn phòng Thừa phát lại.

Sau khi xem xét, ngày 12/5/2021 TAND tối cao ban hành công văn số 63/TANDTC-PC, có ý kiến gửi đến TAND TP.HCM như sau:

Việc đề xuất này là phù hợp với quan điểm, định hướng, chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước như Nghị định số 49 ngày 02/6/2005 của Bộ Chính trị đã xác định “Tăng cường áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của các cơ quan tư pháp”; Nghị định số 52 ngày 27/9/2019 của Bộ Chính trị về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư, khuyến khích các cơ quan nhà nước khi giải quyết các công việc thực hiện qua môi trường điện tử, nhằm rút ngắn thời gian giải quyết công việc, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân khi làm các thủ tục mang tính hành chính.

Đồng thời, việc xây dựng Đề án này dựa trên cơ sở các quy định của Bộ Luật tố tụng dân sự 2015, Luật Tố tụng hành chính 2015, Luật Giao dịch điện tử 2005, Nghị quyết số 04 ngày 30/12/2016 của HĐTP TAND tối cao hướng dẫn thi hành một số quy định về gửi, nhận đơn khởi kiện, tài liệu, chứng cứ và cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử…

Do vậy, TAND tối cao đồng ý cho phép TAND TP.HCM xây dựng Đề án tống đạt điện tử trong tố tụng dân sự và tố tụng hành chính.

Tiếp đó, ngày 05/7/2022, Lãnh đạo TAND TP.HCM có phiên họp với Lãnh đạo Tòa chuyên trách, Trưởng các Bộ phận, Tổ tin học về việc tổ chức triển khai thực hiện Đề án. Ngày 02/3/2023, TAND TP.HCM có báo cáo về vấn đề này.

Theo báo cáo, trước đó TAND TP.HCM đã tổ chức họp trực tuyến với đơn vị xây dựng phần mềm để viết chương trình riêng cho TAND TP.HCM. Sau đó, Sở TTTT TP.HCM có công văn hoàn thành việc cấp mới tài khoản thư điện tử cho mỗi Thẩm phán, Thư ký địa chỉ email để làm hộp thư phục vụ cho việc tống đạt.

Ngày 27/4/2023, TAND TP.HCM đã thành lập một nhóm các Thư ký có kiến thức công nghệ thông tin để tập huấn và thử nghiệm phần mềm tống đạt điện tử.

Ngày 10/5/2023, với sự trợ giúp của chuyên gia đơn vị viết phần mềm, người dùng được hướng dẫn thực hành trực tiếp trên máy tính. Nhóm các thư ký được hướng dẫn thêm mới thông tin vụ án cần tống đạt; thêm đương sự liên quan vào thông tin vụ án. Nhóm văn phòng Toà án chọn vụ án cần xử lý tống đạt; thực hiện gửi tin nhắn, email cho đương sự. Nhóm quản lý hệ thống gửi email/tin nhắn SMS cho đương sự cần tống đạt, đương sự chỉ cần nhấn vào đường link tại tin nhắn hoặc email được nhận thì hệ thống lưu lại thông tin truy cập của đương sự.

Qua số liệu tổng hợp từ phần mềm tống đạt điện tử thử nghiệm, từ ngày 01/6/2023 đến ngày 24/7/2023, TAND TP.HCM đã thực hiện thành công 162 lần gửi, tống đạt các văn bản tố tụng cho các đương sự đồng ý bằng phương thức này. Hầu hết các trường hợp đương sự đều nhận được văn bản và có phản hồi tích cực về phương thức tống đạt mới.

Điều kiện bắt buộc để áp dụng phương thức tống đạt các văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử là khi đương sự đồng ý và thể hiện qua đơn khởi kiện, đơn đề nghị hoặc văn bản ghi ý kiến. Khi đó, đương sự cung cấp địa chỉ hộp thư điện tử, số điện thoại cho Tòa án.

Thư ký sử dụng email do Sở TTTT TP.HCM đã cấp để đăng nhập vào phần mềm quản lý tống đạt điện tử của Tòa án và nhập thông tin vụ, việc.

Khi Tòa án có văn bản tống đạt cho đương sự thì phần mềm quản lý sẽ gửi tin nhắn có chứa mã OTP và đường link truy cập website của TAND TP.HCM để xem văn bản tố tụng đến số điện thoại di động và hộp thư điện tử của đương sự.

Đương sự nhập mã OTP vào xem thì phần mềm quản lý của Tòa án sẽ tự động hiển thị dòng trạng thái đương sự đã truy cập vào văn bản tống đạt và hiển thị biên bản tống đạt thành công. Đồng thời, phần mềm quản lý sẽ gửi vào email của Thư ký biên bản tống đạt thành công, Thư ký in ra bản giấy và lưu vào hồ sơ vụ án.

Đây là phương thức tống đạt mới, TAND TP.HCM không kỳ vọng phương thức tống đạt này sẽ thay thế toàn bộ phương thức tống đạt truyền thống, mà là phương thức tống đạt song song, bổ sung cho phương thức tống đạt trực tiếp.

Với quyết tâm hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ chính trị mà TAND tối cao và địa phương giao cho, TAND TP.HCM tiếp tục tập trung phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ chuyên môn, nâng cao chất lượng giải quyết, xét xử các loại vụ án. Trong đó, từ ngày 01/08/2023, TAND TP.HCM chính thức triển khai vận hành việc tống đạt, thông báo văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử trong tố tụng dân sự, tố tụng hành chính tại tất cả các TAND thuộc TAND hai cấp TP.HCM.